Excel分类汇总的妙用：合并数值相同的单元格

马黑黑 · 发表于 2021-6-19 20:53

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本帖最后由马黑黑于 2021-6-19 20:59 编辑

在Excel表格里，原始数据的记录可能是逐步进行的，一般都是一行一条记录，就像数据库的记录方式一样。后来某个时候，需要导出一些数据并打印分发，这时才发现表格的记录密密麻麻的不便阅读，需要加工一下，其中相同内容的单元格就应合并成一个单元格。

少量的数据，手动完成即可，数据量大的，则建议用上黑科技，即Excel集成的数据汇总功能。

首先，数据要按一定关键字排好序，然后按下面的操作步骤一一处理：

步骤一：确保表格为“区域”，不然“数据”→“分类汇总”为不可用状态。若分类汇总不可用，请全选表格，右击它，弹出的菜单里有“表格”子项，展开它，选点“转换为区域”，Excel会询问是否转换为普通区域，正确应答后，“分类汇总”立即处于可用状态。

步骤二：选中需要合并单元格的列，选点工具栏上的“数据→分类汇总”，Excel会在原表格上加入一些东西，如下图所示：

上图中，最左边的分类图示是分类汇总添加的，序号和部门之间的列也是它添加的。我们的思路就是利用它添加的新列做文章：它里面有空单元格，这些空的单元格和它的分组小结连成一体，我们就此可以使用几个技巧将其合并，然后把弄好的合并格式复制到部门列里来。

步骤三：选中新列中的从序号1所在行起到总计数所在行，按 Ctrl+G，调出定位窗口，单击“定位条件”按钮，选点“空值”选项卡，确定，这时新列数据区域的空值单元格都被选中，它们其实就是对应于组别的单元格，我们令其“合并后居中”（操作入口在Excel的“开始→合并后居中”）。

步骤四：再次选取新列数据区域的全部单元格（操作方法参照步骤三的第一句话），按 Ctrl+G，再次调出定位窗口，此次的定位条件是“常量”，“一组计数”之类的和“总计数“”等所有行（空值行以外的行）都被选中，右击，删除，删除整行。

步骤五：选择新列已合并的空单元格，复制，选择“部门”列的数据，选择性粘贴→格式，效果如下图所示：

如果其他列也有需要合并的，继续选中该列，选择性粘贴格式即可。

步骤五：还原表格。首先，删除新列，其次，选中表格或任意一列，再次点击“数据→分类汇总”，在弹出的窗口单击“全部删除”按钮，这时，表格就还原了，不同的是，部门列已经按组别合并单元格了。